Arbeitsoverload
Mit diesen Strategien behalten
wir den Überblick
Das Leben verläuft immer zyklisch. Auch das Arbeitsleben. Im
Frühjahr 2024 hatten wir auftragsmäßig eine ziemlich Flaute. Und bei fehlenden
Projekten schleicht sich auch immer die Existenzangst ein. Als kleines
Unternehmen sind wir auf regelmäßige Einnahmen angewiesen. Im Mai war jedoch
das Tief überwunden und es kamen innerhalb weniger Tage 3 große Aufträge rein. Und
seitdem läuft es wieder sehr gut. Aktuell haben wir das andere Extrem erreicht.
Wir versinken in Arbeit und managen gerade 7 Projekte oder mehr parallel. Diese
Situation ist natürlich viel angenehmer als die im Frühjahr. Dennoch ist sie
eine ziemliche Belastung. Wir haben uns allerdings Strategien erarbeitet, wie
man solche Etappen gut übersteht. Und wir möchten diese mit euch teilen.
Vielleicht helfen sie ja dem ein oder anderen von euch.
Verkleinern
Die Bearbeitung eines Projektes ist oft ein großer Berg
Arbeit. Die Last wirkt oft weniger überwältigend, wenn man den großen Brocken
in viele kleine Häppchen teilt. Kleine Teilaufgaben auf der To Do Liste können
in der Regel innerhalb einer Woche erledigt werden. Und so schrumpft der
Arbeitsberg nach und nach. Außerdem fällt die Arbeit immer leichter, wenn man
erstmal mitten im Projekt steckt. Der Anfang ist oft am schwierigsten.
Projektplanung
Ohne eine realistische Projektplanung verliert man schnell
den Überblick. Notiert euch in einer übersichtlichen Art und Weise, an welchen
Projekten ihr aktuell arbeitet und wann welche Meilensteine erreicht werden
sollen. Wenn ihr im Team arbeitet, solltet ihr auch vermerken wer welche
Aufgaben erledigt.
Realistisch planen
Eure Zeitplanung darf dabei nicht zu eng gestrickt sein.
Gerade wenn ihr im Team arbeitet, solltet ihr immer ausreichend Zeit für die
Reaktion und das Feedback eurer Projektpartner einplanen. Außerdem läuft nie
alles nach Plan und ihr steht immer mal wieder vor Herausforderungen, die ihr
nicht habt kommen sehen. Und die kosten euch zusätzlich Zeit. Mit einer
realistischen Zeitplanung könnt ihr auch gut abschätzen, wann ihr mit neuen Projekten
starten könnt.
Jeder Mensch ist unterschiedlich. Wenn ihr mit jemandem gut
zusammenarbeiten wollt, müsst ihr euch auf diese Person einlassen. Wir haben
zum Beispiel Kunden, die super diszipliniert arbeiten und auch keine Probleme
mit der Nutzung digitaler Medien haben. Da flutscht die Zusammenarbeit
natürlich und man kann Projekte sehr schnell zum Ziel bringen.
Aber wir haben auch Kunden, die auf digitale Kommunikation
nahezu nicht reagieren und in Sachen Digitalisierung wenig Wissen mitbringen.
Bei diesen Menschen kommt man immer viel schneller ans Ziel, wenn man zum
Telefon greift oder einen persönlichen Termin vereinbart. Natürlich kostet das
viel mehr Zeit. Aber wochenlang auf Feedback zu warten und ständig wieder
erinnern zu müssen, ist auch nicht schneller. Bei diesen Kunden muss man
geduldiger sein, mehr erklären und Hilfestellungen geben. Am Ende investiert
man aber in eine gefestigte Kundenbeziehung, da diese Menschen oft sehr dankbar
für die Unterstützung sind.
In die Zeitplanung für eure Projekte sollte daher auch immer
der Faktor Mensch mit einfließen.
Eine gute Projektplanung hilft euch außerdem zu erkennen,
wann eure Grenzen erreicht sind. Wer überfordert ist, macht Fehler. Und Fehler
kosten Zeit und Geld. Daher ist Ehrlichkeit super wichtig. Euch selbst
gegenüber, aber auch gegenüber euren Kunden. Macht keine Versprechungen die ihr
nicht halten könnt und nehmt neue Aufträge erst wieder an, wenn es euer
Terminkalender zulässt. Achtet auf euch selbst und auf eure körperliche und
geistige Gesundheit. Mit einem Burnout ist niemandem geholfen.
Wir sagen unseren Kunden bei Anfragen daher aktuell, dass
wir mit neuen Projekten erst wieder ab Februar 2025 starten können.
Wir hoffen, es waren ein paar wertvolle Tipps für euch
dabei! Jetzt müssen wir schnell wieder zurück an die Arbeit 😉
Eure perlenmädchen