Eilig, dringend und am besten sofort –
So erteilt ihr dem Stress eine Absage

Absage.

Vor ein paar Tagen haben wir eine Ausschreibung zugeschickt bekommen. Die geforderten Leistungen entsprachen voll unseren Kompetenzen, das Budget stimmte und auch der Kunde passte. Da wir bereits einen Auftrag zusammen abgewickelt hatten, wussten wir, dass die Zusammenarbeit sehr gut funktioniert. Es gab nur einen Haken: der Zeitplan. Das gesamte Projekt sollte innerhalb von 6 Wochen über die Bühne sein.  Komplett unrealistisch, selbst wenn wir nicht in laufenden Projekten gesteckt hätten.

Was haben wir getan? Wir haben uns nicht beworben. So einfach.

Nebenwirkungen.

Kennt ihr das Sprichwort „Gut Ding will Weile haben“? Wer auch immer das gesagt hat, war ein sehr weiser Mensch. Durch Zeitdruck entstehen Fehler. Uns fehlt dann nämlich einfach die Zeit zum Planen und Denken. Wichtige Informationen werden vergessen, Fakten nicht bedacht, notwendige Funktionen nicht eingeplant. Die Umsetzung wird unstimmig, unübersichtlich und unstrukturiert – das Ergebnis mangelhaft. Wollt ihr so eine Arbeit abliefern? Also wir nicht. Deshalb sagen wir nein zu solchen Aufträgen. Wir spielen da nicht mit. Wir bürden uns diesen Druck nicht auf. Wir wollen dem Kunden ein Ergebnis präsentieren, auf das wir stolz sind und zu 100% vertreten können.

Zeitdruck ist auch der natürliche Feind von Kreativität. Für Ideen braucht man Raum zum Spinnen und Fantasieren. Und das klappt nicht, wenn einem die Deadline im Nacken sitzt. Selbst wenn man so gut organisiert ist, ein Projekt innerhalb kürzester Zeit fehlerfrei abzuwickeln, das Ergebnis wird so nie außergewöhnlich sein.

Stress hat weitere negative Nebenwirkungen: Er macht uns gereizt und so entstehen schnell Spannungen. Arbeiten die Partner das erste Mal zusammen, machen sie es nach einem angespannten Projekt im schlimmsten Fall nie wieder. Kennen sich die Partner, wird eine gute Kundenbeziehung ziemlich auf die Probe gestellt. Auch dann besteht das Risiko, den Kunden zu verlieren.

Zeitdruck.

Zeitdruck entsteht oft von oben nach unten. Die Entscheider in den Firmen informieren ihre Mitarbeiter zu spät darüber, dass bestimmte Dienstleistungen benötigt werden. Die Mitarbeiter wenden sich erst kurz vor knapp beim Dienstleister und der soll es dann ausbaden. Aus „Wir haben dafür ja noch mehrere Monate Zeit!“ wird so schnell „Wir brauchen in zwei Wochen Ergebnisse!“.

Für alle Beteiligten bedeutet das dann Überstunden, Übermüdung und Überarbeitung. Bei manchen gipfelt diese Akkordarbeit dann im Burn Out. Ein ziemlich unsinniger Teufelskreis, oder? Und eigentlich kann er ganz einfach unterbrochen werden.

Teufelskreis.

Für Unternehmer ist es unabdingbar vorausschauend zu planen. Welche Aufgaben kommen auf uns zu? Für welche Leistung benötigen wir Hilfe? Wie wollen wir kommende Herausforderungen lösen? In welche Dinge müssen wir investieren, um mit der Branche Schritt zu halten?

Weihnachten, zum Beispiel, ist jedes Jahr zur gleichen Zeit. Trotzdem scheinen sehr viele Menschen davon überrascht zu werden. Firmenjubiläen sind auch schon viele Jahre im Vorfeld bekannt. Genaugenommen sind sie mit dem Tag der Unternehmensgründung vorhersagbar ;) Auch Messen und andere große Veranstaltungen finden oft an wiederkehrenden Terminen statt.

Warum fangen wir also nicht rechtzeitig an zu planen, Lösungen zu erdenken und Strategien umzusetzen? Warum fangen wir nicht rechtzeitig an zu kommunizieren? Stress ist in den meisten Fällen ein hausgemachtes Problem.

In gewisser Weise ist es respektlos, sich erst wenige Tage vor der Deadline an einen Dienstleister zu wenden. Wir alle arbeiten lieber geordnet, ruhig und in einem Maß, dass wir bewältigen können. Also liebe Unternehmer, geht fair mit euren Dienstleistern um, setzt euch rechtzeitig mit Ihnen in Verbindung und behandelt sie so, wie ihr auch selbst behandelt werden wollt. So könnt ihr diesen Teufelskreis unterbrechen. Und ihr werdet merken, dass auch ihr stressfreier arbeiten werdet.

Zeitmanagement.

Ein sehr wichtiger Faktor innerhalb einer Projektplanung ist ein sinnvolles Zeitmanagement. In der Regel fangen wir hier bereits an, uns Dinge schön zu reden, den Kunden beeindrucken zu wollen oder der Geschäftsführung entgegen zu kommen. Aber was bringt es, einen Zeitplan aufs Papier zu bringen, der von Beginn an vollkommen unrealistisch ist? Mit so einer Planung legt ihr dann schon den Grundstein für ein stressiges Projekt.

Versteht uns nicht falsch. Ein gutes Projekt braucht einen straffen Plan. Zeitdruck ist natürlich ein wichtiger Motivator. Er spornt uns an. Wenn aber von Anfang an absehbar ist, dass die Frist nicht eingehalten werden kann, wirkt er demotivierend. Wenn wir kein Licht am Ende des Tunnels sehen, fühlen wir uns hilflos und erschöpft.

Prinzipien.

Erarbeitet euch Regeln und Prinzipien für die Zusammenarbeit mit Kunden. Welche Bedingungen müssen einfach vorhanden sein, um dem Kunden eine Arbeit mit hoher Qualität liefern zu können? Haltet an diesen Prinzipien fest und lehnt zu enge Projekte ab.

In gewisser Weise ist dieses Vorgehen auch eine Erziehungsmaßnahme für eure Kunden. Kommunikation ist das A und O. Sprecht mit euren Kunden und erklärt Ihnen, welche Bedingungen für eine gute Arbeit erforderlich sind. Klärt Sie auch darüber auf, welche Folgen es hätte, das Projekt übers Knie zu brechen und warum ihr den Auftrag unter diesen Umständen nicht annehmen könnt. Und macht Ihnen auch klar, welche Vorteile es hat, die Qualität über die Quantität zu stellen. Ehrlichkeit zahlt sich über kurz oder lang immer aus. Die Kunden merken so, dass Sie euch vertrauen können, dass ihr das Wohl des Kunden im Auge habt und nicht den kurzfristigen finanziellen Gewinn. So legt ihr den Grundstein für eine gesunde und langfristige Kundenbeziehung.

Wir wissen, zu dieser Haltung gehört Stärke und Selbstvertrauen. Aber sie zahlt sich wirklich aus! Wir haben oft die Erfahrung gemacht, dass Kunden von ihren unrealistischen Forderungen zurücktreten und Verständnis zeigen, wenn man klar zu verstehen gibt, dass man unter den gegebenen (zeitlichen) Bedingungen, nicht zu einer Zusammenarbeit bereit ist. Geht also nicht einfach davon aus, dass die Vorgaben des Kunden in Stein gemeißelt sind. Ihr seid die Experten in eurem Job. Also klärt den Kunden auf und verhandelt Bedingungen, die für beide Seiten ein Gewinn sind.

Oft wird der hohe Druck auch nur künstlich erzeugt. In unserer Leistungsgesellschaft gehört das irgendwie zum guten Ton. Ihr habt allerdings die Wahl: Spielt ihr das Spiel mit oder macht ihr eure eigenen Regeln.

Es ist immer besser, etwas mehr Zeit für ein Projekt zu investieren und das bestmögliche Ergebnis zu erhalten, als alles schnell über die Bühne zu bringen und sich dann über Fehler und Mängel zu ärgern. Im Nachhinein ist man sonst ewig mit Nachbesserungen beschäftigt und das Projekt zieht sich viel länger, als es mit einer realistischen Planung der Fall gewesen wäre. Natürlich entstehen dann auch höhere Kosten, als die, die vorab kalkuliert waren. Zeit und Geld können sinnvoller eingesetzt werden. Unser Rat: Zieht Qualität immer der Schnelligkeit vor.

Wir haben oft erlebt, dass der Kunde aus diversen Gründen einen sehr hohen Termindruck aufbaut. Wenn es aber um die nötigen Zuarbeiten geht, wird sich plötzlich sehr viel Zeit gelassen. Sooo eilig hat man es dann doch nicht. Zu einer zügigen Projektrealisierung gehören nämlich immer zwei. Also liebe Dienstleister, bürdet euch diesen Druck nicht auf. Erfahrungsgemäß stellt eine Projektrealisierung zu einem späteren Zeitpunkt kein wirkliches Problem dar. Die Welt dreht sich weiter. Und die Dinge brauchen eben ihre Zeit.

Tipps.

Trotz fester Prinzipien und Kundenerziehung - Das Arbeiten unter Termindruck ist an der Tagesordnung. Wenn ihr euch ein paar Tipps zu Herzen nehmt, verliert ihr trotzdem nicht den Spaß an der Arbeit J

-        Regelmäßige Kommunikation

Die Partner sollten sich gegenseitig über den Stand der Arbeiten, fehlende Informationen und Zuarbeiten oder Veränderungen im Zeitplan informieren.

-        Meilensteine setzen

Teilt große Aufgaben in Teilschritte. Eure Zwischenerfolge machen Mut und verdeutlichen euch und dem Kunden das Vorankommen.

-        Klare Verantwortungen

Legt von Beginn an fest, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Benennt auch feste Ansprechpartner, um die Kommunikation zwischen beiden Partnern effektiver zu gestalten.

-        To-Do Listen

Schreibt euch täglich To-Do Listen, um strukturiert arbeiten zu können. Setzt dabei auch Prioritäten. Wenn ihr wisst, was zu tun ist, könnt ihr jeden Tag direkt loslegen und spart Zeit.

-        Pausen einplanen

Bei all der Arbeit dürft ihr euch selbst nicht vergessen! Plant regelmäßige Pausen ein, um wieder neue Energie zu tanken. So vermeidet ihr Fehler, die durch fehlende Konzentration entstehen. Dazu gehört auch regelmäßiges essen und ausreichend Schlaf.

Wir hoffen, wir können euch durch unsere Worte etwas Last von den Schultern nehmen. Denkt immer daran: Arbeit ist das halbe Leben. Nicht das Ganze. Also achtet auf euch, hört auf euren Körper und tut hin und wieder etwas für die Seele.

Eure perlenmädchen