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Mit diesen Strategien behalten wir den Überblick

 

Das Leben verläuft immer zyklisch. Auch das Arbeitsleben. Im Frühjahr 2024 hatten wir auftragsmäßig eine ziemlich Flaute. Und bei fehlenden Projekten schleicht sich auch immer die Existenzangst ein. Als kleines Unternehmen sind wir auf regelmäßige Einnahmen angewiesen. Im Mai war jedoch das Tief überwunden und es kamen innerhalb weniger Tage 3 große Aufträge rein. Und seitdem läuft es wieder sehr gut. Aktuell haben wir das andere Extrem erreicht. Wir versinken in Arbeit und managen gerade 7 Projekte oder mehr parallel. Diese Situation ist natürlich viel angenehmer als die im Frühjahr. Dennoch ist sie eine ziemliche Belastung. Wir haben uns allerdings Strategien erarbeitet, wie man solche Etappen gut übersteht. Und wir möchten diese mit euch teilen. Vielleicht helfen sie ja dem ein oder anderen von euch.

 

Verkleinern

Die Bearbeitung eines Projektes ist oft ein großer Berg Arbeit. Die Last wirkt oft weniger überwältigend, wenn man den großen Brocken in viele kleine Häppchen teilt. Kleine Teilaufgaben auf der To Do Liste können in der Regel innerhalb einer Woche erledigt werden. Und so schrumpft der Arbeitsberg nach und nach. Außerdem fällt die Arbeit immer leichter, wenn man erstmal mitten im Projekt steckt. Der Anfang ist oft am schwierigsten.

Projektplanung

Ohne eine realistische Projektplanung verliert man schnell den Überblick. Notiert euch in einer übersichtlichen Art und Weise, an welchen Projekten ihr aktuell arbeitet und wann welche Meilensteine erreicht werden sollen. Wenn ihr im Team arbeitet, solltet ihr auch vermerken wer welche Aufgaben erledigt.

Realistisch planen

Eure Zeitplanung darf dabei nicht zu eng gestrickt sein. Gerade wenn ihr im Team arbeitet, solltet ihr immer ausreichend Zeit für die Reaktion und das Feedback eurer Projektpartner einplanen. Außerdem läuft nie alles nach Plan und ihr steht immer mal wieder vor Herausforderungen, die ihr nicht habt kommen sehen. Und die kosten euch zusätzlich Zeit. Mit einer realistischen Zeitplanung könnt ihr auch gut abschätzen, wann ihr mit neuen Projekten starten könnt.

Empathie

Jeder Mensch ist unterschiedlich. Wenn ihr mit jemandem gut zusammenarbeiten wollt, müsst ihr euch auf diese Person einlassen. Wir haben zum Beispiel Kunden, die super diszipliniert arbeiten und auch keine Probleme mit der Nutzung digitaler Medien haben. Da flutscht die Zusammenarbeit natürlich und man kann Projekte sehr schnell zum Ziel bringen.

Aber wir haben auch Kunden, die auf digitale Kommunikation nahezu nicht reagieren und in Sachen Digitalisierung wenig Wissen mitbringen. Bei diesen Menschen kommt man immer viel schneller ans Ziel, wenn man zum Telefon greift oder einen persönlichen Termin vereinbart. Natürlich kostet das viel mehr Zeit. Aber wochenlang auf Feedback zu warten und ständig wieder erinnern zu müssen, ist auch nicht schneller. Bei diesen Kunden muss man geduldiger sein, mehr erklären und Hilfestellungen geben. Am Ende investiert man aber in eine gefestigte Kundenbeziehung, da diese Menschen oft sehr dankbar für die Unterstützung sind.

In die Zeitplanung für eure Projekte sollte daher auch immer der Faktor Mensch mit einfließen.

 

Grenzen setzen

Eine gute Projektplanung hilft euch außerdem zu erkennen, wann eure Grenzen erreicht sind. Wer überfordert ist, macht Fehler. Und Fehler kosten Zeit und Geld. Daher ist Ehrlichkeit super wichtig. Euch selbst gegenüber, aber auch gegenüber euren Kunden. Macht keine Versprechungen die ihr nicht halten könnt und nehmt neue Aufträge erst wieder an, wenn es euer Terminkalender zulässt. Achtet auf euch selbst und auf eure körperliche und geistige Gesundheit. Mit einem Burnout ist niemandem geholfen.

Wir sagen unseren Kunden bei Anfragen daher aktuell, dass wir mit neuen Projekten erst wieder ab Februar 2025 starten können.

 

Wir hoffen, es waren ein paar wertvolle Tipps für euch dabei! Jetzt müssen wir schnell wieder zurück an die Arbeit 😉

Eure perlenmädchen